1/ Quy trình nộp hồ sơ
Để sử dụng dịch vụ công trực tuyến đối với dịch vụ cấp bản sao trích lục hộ tịch tại UBND phường Linh Chiểu người yêu cầu thực hiện các thao tác sau:
Bước 1: Truy cập vào Trang đăng ký hộ tịch trực tuyến của Bộ Tư pháp tại địa chỉ https://hotichtructuyen.moj.gov.vn/
Bước 2:Chọn tỉnh/thành giải quyết hồ sơ: "Thành phố Hồ Chí Minh"
- Chọn dịch vụ đăng ký: "Cấp bản sao trích lục hộ tịch"
- Chọn đơn vị giải quyết hồ sơ: "UBND Quận Thủ Đức" và "UBND Phường Linh Chiểu"
Bước 3: Nhập thông tin Tờ khai đăng ký
- Trước khi nhập thông tin Tờ khai đăng ký cần lưu ý một số nội dung sau:
+ Tìm hiểu kỹ quy trình giải quyết thủ tục hành chính trên Trang thông tin điện tử của UBND Quận Thủ Đức tại địa chỉ:www.thuduc.hochiminhcity.gov.vn/
+ Chuẩn bị các hồ sơ, giấy tờ theo yêu cầu. Để biết thành phần hồ sơ, người dân có thể tham khảo tại địa chỉ: dichvucong.hochiminhcity.gov.vn/
+ Quét (scan), chụp các loại giấy tờ hộ tịch cần sao lục (nếu có). Chất lượng của file quét phải đảm bảo để Bộ phận tiếp nhận và thụ lý hồ sơ có thể đọc được. Người dân có thể dùng các thiết bị như máy ảnh, điện thoại di động để chụp hồ sơ, sau đó lưu trên máy tính.
- Nhập thông tin Tờ khai đăng ký:
+ Nhập các thông tin theo yêu cầu, các trường thông tin có dấu (*) là bắt buộc phải nhập.
+ Nhập file hồ sơ đính kèm: Chọn tệp tin tương ứng với từng loại hồ sơ, giấy tờ đã chuẩn bị ở trên.
+ Đánh dấu tại ô "Tôi xin chịu trách nhiệm trước pháp luật về lời khai trên" thì hồ sơ chính thức được chuyển đến Bộ phận tiếp nhận hồ sơ.
Bước 4: Kiểm tra, xác nhận thông tin tờ khai gửi đến cơ quan tiếp nhận.
Bước 5: Nhận mã số đăng ký và kết thúc thủ tục. Người yêu cầu cần ghi lại mã số để tra cứu kết quả giải quyết hồ sơ, đóng phí và nhận kết quả.
2/ Quy trình tiếp nhận, xử lý hồ sơ
- UBND phường trực tiếp tiếp nhận hồ sơ yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch tại trang hệ thống thông tin quản lý của Bộ Tư pháp tại địa chỉ: khaisinhdientu.moj.gov.vn/
- Trước khi tiếp nhận UBND phường sẽ tiến hành kiểm tra, xác thực hồ sơ. Nếu thông tin không hợp lệ, không xác thực thì UBND phường sẽ từ chối tiếp nhận hồ sơ qua trang thông tin điện tử trên.
3/ Quy trình nhận kết quả
- Sau khi hồ sơ yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch được tiếp nhận thành công (nhận được mã số đăng ký), người yêu cầu theo dõi tại mục "tra cứu", khi có kết quả hoàn tất, người yêu cầu đến bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đóng phí 8000đ/bản sao trích lục và nhận kết quả.
4/ Khi đến nhận kết quả cần mang các giấy tờ sau:
- Hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch.
- Giấy tờ ủy quyền (Trong trường hợp ủy quyền nhận bản sao trích lục hộ tịch): Văn bản ủy quyền được công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực, nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền.
- Trường hợp yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người đã chết thì người yêu cầu nộp giấy tờ chứng minh sự kiện chết, giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người có tên trong trích lục hộ tịch được yêu cầu cấp bản sao. Trong trường hợp không có giấy tờ chứng minh sự kiện chết thì người yêu cầu phải cam kết về việc người đó đã chết nhưng không có khai tử (cam kết không yêu cầu phải có công chứng, chứng thực).
Trong quá trình thực hiện có khó khăn, vướng mắc, người dân liên hệ bà Nguyễn Thị Lam - Công chức Tư pháp - Hộ tịch phường để được hướng dẫn (số điện thoại: 0902 381 937)